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Hilfe - Abgleich von Zahlungseingängen
Einleitung
Mit Hilfe dieser Funktion kann man Zahlungseingänge auf verschiedenen Bank- oder Pay Pal-Konten auf einfache Weise mit den noch nicht als bezahlt gekennzeichneten Bestellungen abgleichen. Insbesondere bei einem hohen Auftragsvolumen kann dadurch viel Zeit gespart werden - das fehleranfällige und anstrengende manuelle Vergleichen von Beträgen und Bestellnummern entfällt.
Unterstützte Kontenarten
Es gibt die folgenden Möglichkeiten, Zahlungen in das System einzulesen:
  • Bankkontoabfrage über die HBCI Schnittstelle (Home Banking Computer Interface)
  • Pay Pal Kontoabfrage über die Pay Pal API
  • Einlesen von strukturierten Textdateien (CSV)
Bankkontoabfrage über HBCI
Bei der Abfrage über HBCI baut der Rechnungsdruck Server eine direkte, sichere Verbindung zu dem Banksystem auf und fragt die Umsätze über das Home Banking Computer Interface ab. Dazu ist die Eingabe der BLZ, der Kontonummer, evtl. einer Anmelde- oder Benutzernummer und der Onlinebanking PIN notwendig. Die Abfrage funktioniert nur mit deutschen Bankkonten die das PIN/TAN Verfahren über HBCI unterstützen. Unterstützt die Bank HBCI nur über Zertifikate (z.B. Commerzbank), ist eine direkte Abfrage leider nicht möglich.
Pay Pal Kontoabfrage über die Pay Pal API
Bei der Abfrage über die Pay Pal API baut der Rechnungsdruck Server eine direkte, sichere Verbindung zu einem Pay Pal Server auf und ermittelt die Kontoumsätze über die Pay Pal Programmierschnittstelle. Damit das funktoniert, muss das Konto vorher auf der Pay Pal Seite für den Zugriff freigeschaltet werden. Ein Pay Pal Konto kann mit den folgenden Schritten freigeschaltet werden:
  • Logge dich auf der Pay Pal Seite in dein Konto ein
  • Klicke auf das Menu "Mein Profil"
  • Klicke links unten auf den Link "API-Zugriff"
  • Wähle Option 1 und klicke auf "API-Genehmigungen hinzufügen oder bearbeiten"
  • Klicke auf den Button "Neuen Drittanbieter hinzufügen"
  • Gib folgenden Benutzername für Genehmigungen ein: info_api1.rechnungsdruck.com
  • Klicke auf den Button "Nachschlagen"
  • Setze einen Haken bei den folgenden beiden Punkten und klicke danach auf "Hinzufügen":
    • Abrufen von Informationen zu einer einzelnen Transaktion.
    • Durchsuchen Ihrer Transaktionen nach Artikeln, die spezifischen Kriterien entsprechen, und Anzeigen der Ergebnisse.
Einlesen von strukturierten Textdateien
Falls die eigene Bank kein HBCI unterstüzt, gibt es noch die Möglichkeit, die Zahlungen in Form einer strukturierten Textdatei einzulesen (CSV Datei). Da jede Bank ihre eigene Dateistruktur vorgibt, kann es sein, dass der Rechnungsdruck dieses Format noch nicht unterstützt. Dann kann die Datei zur Analyse hochgeladen werden. Das Format wird dann kurzfristig integriert. Es werden aber bereits eine Vielzahl von Banken unterstützt.
Einrichtung
Die Konten müssen einmalig auf der Seite Zahlungsimport eingerichtet werden. Danach kann jederzeit das Einlesen von neuen Umsätzen auch fpr mehrere Konten gleichzeitig gestartet werden.
Abgleich
Um Umsätze einzulesen, werden auf der Seite Zahlungsimport die entsprechenden Konten ausgewählt. Danach erscheint über der Liste ein Formular mit der Möglichkeit, den Zeitraum einzugrenzen und den Umsatzabruf zu starten.
Nachdem Umsätze über einen der oben beschriebenen Wege eingelesen wurden, findet ein automatischer Abgleich mit allen offenen Bestellungen statt. Das Ergebnis dieses Abgleiches wird in einer Tabelle angezeigt:
In dieser Tabelle werden alle eingelesenen Zahlungseingänge dargestellt, die noch nicht bei einem vorherigen Abgleich verarbeitet wurde. Die Zeilen werden nach drei Kriterien farbig hinterlegt:
  • Grün: Es wurde eine passende Bestellung gefunden (Betrag stimmt überein, Name und/oder Bestellnummer stimmt überein)
  • Rot: Es wurde eine Übereinstimmung über Name und/oder Bestellnummer gefunden, allerdings passt der Betrag nicht
  • Weiß: Es wurde keine passende Bestellung gefunden
Die Zuordnung jeder einzelnen Zeile kann jetzt manuell über den Button "Zuordnung ändern" angepasst werden. In dem sich öffnenden Popup werden Details zu der Zahlung und alle infrage kommenden Bestellungen aufgelistet.
Der Button "Zeile ausblenden" entfernt die Zeile aus der Tabelle, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Ausgeblendete Zeilen werden später beim Speichern nicht berücksichtigt.
Als bezahlt markieren
In der Spalte "Bezahlt" muss das Häkchen gesetzt werden, wenn die zugeordnete Bestellung wirklich dauerhaft als bezahlt markiert werden soll. Die grünen Zeilen werden automatisch vorselektiert.
Speichern
Der letzte Schritt besteht darin, die Zuordnung zu Bestellungen im System zu speichern und den Bestellstatus zu aktualisieren.
Dazu wird auf den Button "Speichern" geklickt. Nach dem Bestätigen der Nachfrage passiert nun Folgendes:
  • Der Status der markierten Bestellungen wird im Rechnungsdrucksystem auf "bezahlt" gesetzt
  • Das Datum des Zahlungseingangs wird in der Bestellung als Zahldatum eingetragen
  • Ist die Bestellung einem Shop zugeordnet und ist der Shop so eingestellt, dass Änderungen in Richtung Shop übertragen werden, wird auch der Status im externen Shopsystem auf Bezahlt gesetzt.
Übertragung der Zahlungsinformation an DaWanda
Momentan unterstützt die DaWanda Programmierschnittstelle nicht das Übertragen von Änderungen an das DaWanda-System. Deshalb ist ein kleiner Umweg notwendig, um die bezahlten Bestellungen auch bei DaWanda als bezahlt zu markieren:
Nach dem Speichern öffnet sich ein Dialog, in dem pro Shop ein Link angezeigt wird. Über diesen Link können in einem Rutsch alle entsprechenden Bestellungen als bezahlt markiert werden. Dazu ist folgenden Vorgehen notwendig:
  • Öffne in einem anderen Browserfenster die DaWanda Seite
  • Melde dich mit dem Konto des entsprechenden Shops an
  • Füge den Link aus dem Dialog in die Adresszeile des Browserfensters ein
  • Bestätige die Eingabe mit der Eingabetaste
  • Im Erfolgsfall wird die Auftragsübersicht von DaWanda geladen und die Bestellugen sind als bezahlt markiert
Inzwischen gibt es auch eine andere Möglichkeit, Statusänderungen an DaWanda zu übertragen. Das dazu notwendige Vorgehen wird hier beschrieben.